Produktové workshopy nejsou jen pro produkťáky a vývojáře - díl druhý

V únoru jsme se vydali na druhý workshop s týmem, který nepatří ani do produktu ani do vývoje. Jsou to kolegové, kteří se starají o katalog Heureky. Loni jsme si to společně vyzkoušeli prvně a pro velký úspěch jsme si to prostě zopakovali. Jen s několika drobnými rozdíly. Vylepšení, která by i vám mohla pomoci při plánování podobných akcí. A pokud chcete malý spoiler alert: Moc vám je doporučujeme.

Naše doporučení bych shrnul do několika oblastí. Můžete si z nich udělat jakýsi vlastní check list pro uspořádání workshopu.

Mějte reálný důvod i zadání

Nahromadilo se nám mnoho relativně malých tasků, které smutně čekaly v backlogu až se na ně dostanete řada a začaly být nemilosrdně přeskakovány prioritnějšími tasky. Zkrátka množství práce je mnohonásobně větší než jsou kapacity týmů schopné odbavit. Hodně z těchto úkolů jde navíc vyřešit výrazně rychleji, pokud jsou obě zúčastněné strany (vývojář a contenťák) na stejném místě. Odpadá výměna informací po slacku, která nemusí být vždy nejrychlejší a nejspolehlivější forma přenosu.

My jsme jeli na dva dny s backlogem 10 úkolů. Tohle je ukázka několik z nich jen pro vaši představu. Odráží ony dlouho odkládané reálné potřeby našeho content týmu:

• Zlepšení editoru pro popisky značek - ten původní pamatoval snad ještě dobu kamennou a uměl vlastně jen odstavce a plain text. Takže i obyčejné ztučnění, kurzíva, odkazy nebo odrážky zvýšili jeho komfortnost o mnoho světelných let
• Úpravy při práci s parametry v sekcích - zrychlení práce a nová funkcionalita
• Změna logiky, podle které se vybírá hodnota parametru - content tým měl spoustu příkladů proč a kdy stávající logika nefunguje dobře. Takže iterativní zlepšení, uvidíme zda bude stačit.
• Při výběru partnera sekce nabízet sekce řazeny abecedně - ano, další pozůstatek z dřevních dob Heureky, kdy sekcí bylo možná pár desítek a život byl snadný. Při dnešních tisících a bez abecední řazení, to bylo skutečně peklo.

Poskládejte tým a mějte pro každého úkol

Věděli jsme, kolik nás čeká práce, ale bohužel nám před odjezdem onemocněl jeden vývojář. Nutno dodat, že to byl ten, který má největší zkušenosti s kódem “staré Heureky”. Tím jsme přišli o celou 1/4 kapacity vývojového týmu i zkušenost. Naštěstí jsme dobrá parta a umíme zabrat. Takže zbytek party srdnatě bojoval, aby nemocného parťáka nahradil. Nakonec jsme odjížděli s šesti hotovými úkoly. Na dvou z nich jsme ještě vyšívali po návratu z workshopu. Zabraly ještě trochu času v následujícím sprintu. Ale těsně po workshopu se nám povedlo se vše rozdělané dokončit.

Také jsme se poučili z našich minulých zkušeností. V první iteraci (na naši minulé akci) jsme ze všech členů content týmu udělali produkťáky. Každý z nich zadával, přesně specifikoval a následně akceptoval úkoly pro vývojový tým. Hezkou myšlenku devalvoval fakt, že contenťáků bylo výrazně více než programátorů, a tak jsme měli poněkud nevyvážené týmy. Na rovinu lze říct, že se skupinky “produkťáků” trošku nudily. Vzali jsme si z toho ponaučení. A tentokrát kolegové z contentu se na akci věnovali své běžné pracovní agendě. Workshopu a úkolu produkťáků, jen když bylo třeba vzájemné interakce. Prostě byli k dispozici, když byli třeba.

Nepodceňte přípravu

1. Místo: Najít dobrou základnu je základ. Nás jelo okolo dvaceti, potřebovali jsme místo daleko od kanceláří - tedy Prahy i Liberce. Navíc chceme mít vlastní kuchyň, kde si můžeme vařit, ubytování na dvě noci v týdnu. Není to tak snadné, jak se může zdát. A my jsme nenašli důvod se nevrátit tam, kde nám bylo dobře: na chalupu v Chotěšicích. A pokud si jako my půjčujete chatu, kam jedete v půlce února, zkuste myslet i na teplé oblečení (během jednoho dne chalupu na první noc vytopíte jen stěží. Teplé prádlo na noc (někdy také nazývané jako jégrův tlumič vášní :-D ), může přijít vhod.

2. Internet: Pro naši práci potřebujeme dobré připojení. Chaty jsou skvělé, ale Wi-Fi (potažmo internetové připojení) na většině chalup přeci jen není projektováno na současnou práci a připojení 20 lidí. Proto doporučuji mít sebou zálohu v podobě mobilního internetu. Pokud máte neomezené datové tarify, tak to řešit nemusíte. Všem ostatním může firemní přenosný 4G modem s velkým FUPem přijít vhod. Odklonit část trafficu do jiné sítě může pomoct zabezpečit hladkou práci pro všechny zúčastněné.

3. Jídlo a pití: To rozhodně nakupujte velkoryseji, než si kolegové sami řeknou. My máme díky našim úžasným scrum masterům velmi chytrou tabulku, ve které se lehce přihlásíme na ubytování do konkrétního pokoje, vyplníme jaké jídlo chce jíst (vaříme si sami) a kolik a jaký alkohol chcete. Žádostí o vyplnění přijde nepočítaně a stejně se v průběhu akce ukáže, že někomu něco chybí a že si to “neobjednal”. U vína, piva a vlastně i potravin proto doporučuji přikoupit vždy něco navíc. Neztratí se to a kdyby přece jen něco zbylo, můžete vzít zpět do práce, ať se dostane i na další kolegy.

Vyhodnoťte přínos akce

Přínosy úkolů, které jsme za dva dny zvládli jsou poměrně jasně měřitelné a při součtu za celé content oddělení jsou v řádech jednotek ušetřených hodin týdně. Opakované práce. I když část úprav ještě na vyhodnocení musí počkat. Za mě je důležité to, že se Heureka zase o malý krůček posunula směrem vpřed. Navíc nám to dalo možnost zažít u práce zábavu a lépe propojit dva týmy, které jsou se ve svojí práci docela propojeny, i když spolu vyloženě přímo komunikovat nemusí. Sečteno a podtrženo (a porovnáno s náklady, které nebyly s ohledem na počet lidí nijak vysoké - lehce nad tisíc korun ubytování + strava na dvě noci), lze i další ročník této akce považovat za úspěch a já věřím, že dávají smysl i do budoucna. Pokud ve vaší firmě nad podobným konceptem přemýšlíte, tak doporučuju přestat přemýšlet a zkusit. Jsem přesvědčen, že výsledek překoná vaše očekávání.