Jak nám funguje práce na homeoffice? Zde jsou naše tipy, jak zůstat efektivní

Současná situace ohledně koronaviru v Česku nás vyhnala z kanceláře na hromadný homeoffice. Jak funguje spolupráce bezmála dvouset lidí z pohodlí domova? Jsme efektivní stejně jako v kanceláři? Co se nám osvědčilo a co doporučujeme? Čtěte dál!

S komunikací na dálku už máme docela dobré zkušenosti. Kanceláře Heureky máme v Liberci, Praze a Plzni. Některé naše týmy jsou rozstrkané na více místech a taky čím dál více komunikujeme s našimi zahraničními partnery z Maďarska a Slovinska v rámci Heureka Group.

Homeoffice spadá mezi naše zaměstnanecké benefity, které čas od času využíváme, avšak stále u nás převažuje a přednost dáváme osobnímu kontaktu v kanceláři. Asi budu mluvit za sebe, ale v našich kancelářích panuje lepší pracovní atmosféra, máme blíž ke kolegům a vždycky je rychlejší dojít něco osobně probrat, než si hodinu psát nebo volat.

Na homeoffice umíme fungovat v rámci jednotlivců, ale jako celek jsme si to zatím nikdy pořádně nevyzkoušeli. Za první týden doma jsme postupně přišli na několik tipů, které fungují a výrazně zvyšují produktivitu a efektivitu. Rádi se o ně s vámi podělíme:

Zapomeňte na e-maily, používejte moderní nástroje

V Heurece pro interní komunikaci používáme od roku 2015 Slack, který máme strukturovaný do kanálů podle konkrétních projektů, týmů, oddělení, pracovních skupin a podobně. Komunikace je tam věcná a transparentní. V běžném režimu si na Slacku napíšeme kolem 5 000 zpráv za den a v době, kdy jsme na hromadném homeoffice, počet zpráv narostl na 7 000 denně.

E-maily jsou pro nás tabu. Pokud stále fungujete na e-mailech, komunikaci na homeoffice dost dobře nezvládnete. Zaveďte nějaký nástroj, který vám to ulehčí – Slack, Microsoft Teams, Discord, …

Po nástupu na hromadný homeoffice odešleme denně na Slacku o cca 40 % více zpráv

Dejte týmu vědět, kdy jste dostupní

Pracovní doba na homeoffice se od té v kanceláři může lišit. Obzvlášť, když doma hlídáte psa nebo děti. Vaše dostupnost může být jiná například i o čas cestování do kanceláře, o dobu vaření oběda, venčení psa atd.

Dejte týmu jasně vědět, kdy pracujete a kdy naopak ne. Nám se osvědčily statusy ve Slacku. Jednoduchým příkazem nastavíte status na “Pracuji”, “Vařím oběd”, “Do 15:00 jsem si odběhl” nebo třeba “Mám call s vývojáři”. Status se zobrazí přímo u vašeho jména a každý hned vidí, kdy jste dostupní nebo proč neodepisujete.

Pokud nejde o nahodilou událost, je dobré kolegy upozornit předem do konkrétního Slack kanálu. Například “Ahoj, zítra dopoledne jedu pro roušky, budu hodinu nedostupný.”

Smyslem není pranýřování kolegů, aby doma pracovali do poslední minuty své pracovní doby, ale o transparentnost vedoucí k maximální efektivitě komunikace v rámci týmu.

V psané formě buďte struční a jasní

V psané formě se vyjadřujte stručně a jasně. Vynechte zbytečné dvojsmysly, vtipy, sarkasmus. Používejte emotikony. Mějte na paměti, že člověk na druhé straně váš text může číst jiným tónem než jste ho psali. Podobně k tomu přistupte vy, když cizí text čtete.

Jeden pětiminutový call vydá za tisíc zpráv. Ale?

Je to sice jednoduchá a logická poučka, ovšem má svá ale. Call, kde je osm lidí už nemusí být tolik efektivní. I na tohle máme recept.

Byli jste před karanténou zvyklí chodit na společné pivo? Dejte si ho na callu!

Zapněte webkameru, ať vidíte emoce na druhé straně

Vidět emoce člověka na druhé straně je velmi důležité. Zavedli jsme proto pravidlo povinné webkamery. Chceme vidět, jak člověk na druhé straně reaguje, co dělá a jak se tváří. Musíme potvrdit, že to má velmi pozitivní vliv na efektivitu takového hovoru.

Neskákejte si do řeči, mějte jasný formát komunikace

Skákání do řeči není příjemné ani na schůzce, kde jsme fyzicky, natož na callu, kde se tyto rušivé elementy násobí. Většina nástrojů pro hovory nejsou na přenos zvuku z více stran najednou ani stavěné, často protistranu ztlumí a podobně. Najděte společně systém, jak si vzít slovo nebo jednoduše počkejte, až kolega domluví.

Kvalita hovoru a volba správného nástroje je klíčová

Pro kvalitní videohovor je klíčové si najít klidné místo bez ruchů, mít kvalitní mikrofon, například herní sluchátka a mít stabilní wifi nebo použít mobilní data (většina operátorů v době karantény poskytuje neomezená data zdarma). Pokud nemůžete zajistit ničím nerušené prostředí, vypínejte mikrofon v době, kdy nemluvíte.

Podcenit byste neměli ani volbu vhodného nástroje. Nám se v době hromadných homeofficů a přetížených sítí nejvíce osvědčil Google Meet, ačkoliv jsme byli zvyklí na Whereby, který bývá v současné situaci občas přetížen. Využíváme i integrovaný Slack Call. Je na vás, co zvolíte, ale musí vám to vyhovovat.

Párové programování nahradíte sdílením obrazu

Pokud jste s kolegou zvyklí pracovat v tandemu, zavolejte si a nasdílejte obrazovky. Vyzkoušet můžete například i nástroje Visual Studio Live Share, Codeanywhere nebo CODER.

A nějak takto to u nás doma vypadá.

Vytvořte si vhodné pracovní prostředí

Myslete na svoje záda. Je pohodlné pracovat z postele, ale může se vám to vymstít. Nepochválí vás ani váš krk, pokud budete celé dny koukat do malého notebooku. Přepněte si počítač na velký monitor, pokud ho máte, nebo pokud vám vaše IT dovolí vzít si domů dočasně monitor z práce. Nám to umožnilo.

Nezapomínejte na pohyb. Choďte pravidelně do kuchyně pro kafe, dělejte si přestávky, cvičte.

Nevzdávejte se zažitých stereotypů

Jste zvyklí chodit každý čtvrtek na týmovou snídani do kavárny? Každé úterý večer na společné pivo naproti? V 16:00 společné kafe v kuchyni? Nenechte se o tyto zvyky v karanténním homeoffice připravit. Dejte si snídani či pivo na hromadném callu. Funguje je to! Vyzkoušeli jsme to za vás.

Důležité je nepolevit ze zažitých stereotypů. Holky z PR vzpomínají na MHD ve sprše, Jirka jezdí z postele ke stolu na koloběžce a vývojář Pavel se dopravuje tramvají z kartonu.

Neustále hledejte zlepšováky a nezblázněte se z toho

Někdo je na homeoffice jako ryba ve vodě a někomu práce z domova nemusí být příjemná. Důležité je najít si v takové situaci prvky, které pomohou tomu, aby komunikace vyhovovala oběma stranám. A i zde platí, že je dobré neustále hledat prostory pro zlepšení.

Co vyhovuje vám? Budeme rádi, když nám dáte vědět. Třeba na Twitteru.