Celou Heureka Group řídíme OKRkama. Proč?

Zatímco v Tech komunitě není třeba OKR (Objectives and Key Results) vysvětlovat, vést podle nich celou firmu je trochu oříšek. Obzvlášť, když v ní je víc jak polovina lidí z jiného než produktovo-vývojového prostředí. Ale když víte co a proč děláte, jde i původně nereálný úkol mnohem snáz. Věřím, že do půl roku už s vámi budeme umět sdílet, jaké ovoce přineslo nalodění celé Heureka Group na OKR framework. Ale začněme postupně. Dnes vám chci popsat náš záměr. Proč jsme se vlastně do implementace OKRek a naloďování kolegů z obchodu, zákaznické podpory, marketingu a koneckonců i recepčních pustili?

Začali jsme ve vývoji a produktu

OKRka jsme si vyzkoušeli nejdříve ve vývoji a na produktu. Začali jsme s nimi experimentovat v malých týmech skoro před dvěma lety. Vyzkoušeli jsme si, že nám opravdu pomáhají rozvíjet naše služby směrem, který dává smysl. Bez roadmap a přesných direktivních zadání od stolu se nám dařilo rozvíjet zodpovědnost a autonomní rozhodování týmů. A celé nám to přináší prokazatelně lepší výsledky. Ti, co o svěřenou oblast pečují, vědí sami nejlépe, kde jsou drobné neefektivity v procesech či produktech a dokáží najít lepší řešení, než by vymyslelo osm manažerů od stolu. Ověřili jsme si také, že OKRka mají navíc moc sjednocovat různé týmy v cestě za společným cílem. To je další obrovská výhoda, proč jsme se rozhodli je ve firmě rozšiřovat dále.

Všechny tyto zkušenosti si nenecháváme pro sebe. Sdíleli jsme je loni koncem léta na našem prvním #HeurekaMeetUpu. A někdy tou dobou jsme již postupně hledali cesty, jak na vedení pomocí OKR motivovat právě i další týmy v české Heurece.

Jak dostat OKR do celé Heureka Group?

Začali jsme si zažívat, že nám OKR framework funguje i mimo produkt a vývoj. Vedení celé skupiny se s OKRky začalo potkávat čím dál častěji a dohodli jsme se, že ještě letos chceme vedení a způsoby naší práce sjednotit napříč celou skupinou. Na nás - tedy týmu z produktu a vývoje - bylo najít cestu, jak OKRka do celé skupiny dostat.

Pár měsíců jsme chystali dvoudenní workshop pro celou skupinu. Všechno bylo nachystáno, domluveno, mělo termín… A pak přišla korona, uzavření hranic a nejistota. Jasné bylo jen to, že na společné osobní setkání s kolegy ze Slovinska nebo Maďarska můžeme nějakou dobu zapomenout.

V cestě za cílem nás nemůže zastavit ani korona

Jedno z kouzel OKR frameworku je, že když si nastavíte OKRka jako mindset, hledáte spíše způsoby, jak dojít k cíli než důvody, proč to nejde.

Chtěli jsme tuhle zkušenost předat dál, ale potřebovali jsme najít novou cestu. Dvoudenní on-line školení pro 200 lidí nám nedávalo smysl. Tím zaběhnutý způsob myšlení o firemní strategii a o tom, jak se dostat k vytyčeným cílům nezměníte. Proto jsme se rozhodli z asi 60 našich team leadů udělat ambasadory OKRek. Našim cílem (který jsme si ujasnili v polovině března) bylo jim předat všechny naše zkušenosti a znalosti o využívání OKRek tak, aby sami byli schopni je předat do svých týmů a od července si OKRka se svými týmy nastavit. Nepouštěli jsme se do frontálního útoku a série přednášek, ale hledali způsob, jak team leady aktivizovat a zapojit.

Cíl udělat z 60 lidí ambasadory OKRek je zkrátka jiný, než když chcete 60 lidem říct, co jsou OKRka.

Honza Herbrich –⁠ Product Owner plzeňského týmu (na fotce úplně vlevo) se stal jedním z OKR ambassadorů. Na fotce je se svým týmem zachycen krátce poté, co mu předal své OKR znalosti nabyté na workshopu.

Měsíc na přípravu online workshopu

Měli jsme v podstatě měsíc na přípravu, sedmičlenný core tým a dalších pár kolegů na pomoc s podpůrnými úkoly (například komunikací) či brainstormingy. Nachystali jsme sérii workshopů a aktivit, které zabrali 6 kalendářních týdnů. Předávali jsme v nich naše know-how, zkušenosti, společně hledali odpovědi na otázky a nejasnosti (například nad tím, jak se využívání OKR frameworku propíše do sdílení si zkušenosti z projektů, na kterých pracujeme) a hlavně si zkoušeli různé testovací formulace OKRek pro vlastní týmy a práci. Hledali jsme měřitelné ukazatele našich výsledků. Zkrátka jsme se v naší různorodé skupině (jazyky nás nedělily tolik jako zkušenosti z odvětví a témat, kterým se pracovně věnujeme) vyzkoušeli vše, co se OKRek týká.

V rámci workshopu vzniknul přehledný a rozsáhlý edukativni Space v Confluence.

Podobných ilustrací vzniklo téměř 40 a připravili jsme je in-house.

Byl to neuvěřitelný fičák. Ještě v březnu jsem měl pochybnosti, že tohle všechno při naší další normální práci zvládneme - Heureka se s koronou nezastavila. Naopak naše návštěvnost, a tím i potřeba neustálých zlepšení našich služeb, rostla. Podpořil nás i celý Heureka Group management. Všichni jeho představitelé si našli stejně času jako ostatní team leadi a byli s námi u celého procesu. Pro účastníky celé naloďování na OKRka bylo časově náročné. Ale ten největší úkol je ještě čeká. Přetavit vše, co nově získali a zjistili, do reality práce ve svých týmech a Heureka Group jako celku. Už teď vím, že ještě nemáme hotovo. Budeme team leady dál podporovat a pomáhat jim s jejich cestu k OKRkám. Ale je lepší začít a cestou optimalizovat, než odkládat a čekat na to, až bude vše perfektní. To bychom se taky nemuseli dočkat vůbec.

Online workshop jsme vysílali z Liberce. V příštím díle o tom napíšeme víc.

P.S. Asi to na blog nepatří, ale pro tentokrát mi to odpusťte. Mám ohromnou radost, že se nám workshopy povedly a nerad bych zapomněl poděkovat. Všem team leadům a účastníkům našeho 6týdenního společného učení a objevování. A velké díky patří taky Organizačnímu týmu. Odvedl neuvěřitelný kus práce! Aby mohly společné workshopy hladce proběhnout, museli jsme s Markem, Jirkou, Jirkou, Vítkem, Marťou a Lenkou museli napnout síly a často nad rámec svých běžných pracovních povinností vše bezvadně připravit. Díky všem za tuhle zkušenost a spolupráci!

A tohle je Heureka Group, kterou řídíme pomocí OKR. Pomáhá nám v tom 60 leadů - OKR ambassadorů, které jsme k tomu vzdělali prostřednictvím několikadílného a obsáhlého online workshopu.